E-Rechnung: Jetzt umstellen und vorbereitet sein

Sind Ihre Eingangsrechnungsprozesse bereit für den Umbruch?

©pexels-jakubzerdzicki-29262989

E-Rechnungspflicht: Chaos garantiert, Workflow optional!

Nun sind es nur noch wenige Tage bis zum Start der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Doch was passiert dann? Wird es ab dem 01.01.2025 nur noch E-Rechnungen in Deutschland geben oder doch gar keine? Und wie verarbeiten Sie welches Format mit welchem Workflow?

Das Thema E-Rechnung wurde in den letzten Monaten viel und heiß diskutiert, es wurden mannigfaltige Lösungswege vorgestellt und reichlich Vorträge gehalten. Bisher weiß jedoch noch niemand, wie viele Firmen in Deutschland am 01.01.2025 auf eine E-Rechnung umstellen und wenn Sie umstellen, auf welche Nachrichtenart. Eine ZUGFeRD-Rechnung, eine XRechnung oder doch ein ganz anderes bilateral vereinbartes Format.

ZUGFeRD-Nachricht ist  nicht gleich eine zulässige E-Rechnung

Hier stellen sich für uns noch einige Fragen, die in den letzten Monaten aus Gesprächen mit Kunden und Partnern, aber auch intern entstanden sind. Denn viele Unternehmen werden den praktikablen und ausdrücklich erlaubten Weg des Bundesministeriums der Finanzen gehen und ab dem 01.01.2025 ein Postfach mit z. B. der folgenden Adresse haben: e-rechnungen@[IhreFirma xyz].com. Doch wie sieht Ihr Workflow nach dem Erhalt einer E-Rechnung aus und was machen Sie, wenn Sie doch eine PDF-Rechnung erhalten?
Denn hier sehen wir mögliche Schwierigkeiten bei der Verarbeitung der diversen möglichen Dokumentenarten. Denn eine ZUGFeRD-Nachricht ist nach dem 01.01.2025 nicht gleich eine zulässige E-Rechnung. Das ZUGFeRD-Format hat diverse Versionen und Profile. So ist zum Beispiel eine ZUGFeRD-Nachricht in der Version 1.0 keine zulässige E-Rechnung und daher auch nicht wie eine E-Rechnung zu verarbeiten und zu konvertiert. Nimmt man hier also die PDF als Rechnung? Selbst wenn Sie als Rechnung eine ZUGFeRD-Datei ab der Version 2.0.1 erhalten, sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL keine E-Rechnungen im neuen rechtlichen Sinn. So stellt sich auch hier die Frage nach einem anderen oder möglichen Workflow für Rechnungen, von denen man denkt, es seien neue valide E-Rechnungen, obschon es sich laut dem neuer gesetzlicher Definition nur um „Sonstige Rechnungen“ handelt.

Texterkennung (OCR) ist nicht mehr möglich

Ein weiterer Aspekt aus unserem Kundenkreis sind automatisierte Texterkennungen, auch OCR genannt. Diese sind weitverbreitet und schon lange gut im in die Geschäftsabläufe etabliert. Vielen Sachbearbeitenden sind die daraus resultierenden Prozesse gut bekannt und vertraut. Doch nun kommen die ZUGFeRD-Nachrichten mit Ihrem führenden XML-Anhang oder die XRechnungen ganz als XML-Datei. Texterkennung ist hier nun nicht mehr möglich. Daher muss auch hier ein neuer bzw. paralleler Prozess etabliert werden, um die XML-Dateien menschlich lesbar und sichtbar zu machen, sofern man gewohnte Eingangskanäle über OCR weiterhin nutzen möchte. Möglich sind hier unter anderem die Visualisierung aller XMLs durch eine direkte Konvertierung in z. B. einem DMS oder das Visualisieren in eine PDF. Dennoch liegt hier eine große Veränderung für die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen vor, die die Rechnungen am Ende prüfen und verbuchen müssen. Das große Thema ist hier also nicht nur die technische Lösung, sondern auch das Change-Management bei den Mitarbeitenden. Denn viele Mitarbeitende werden sich möglicherweise umgewöhnen müssen und eventuell auch zusätzlich geschult und umfassend informiert werden müssen.

Über den Autor

Aaron Post

Aaron Post ist seit Juli 2023 als Auszubildender zum Kaufmann für IT-Systemmanagement bei der menten GmbH tätig. In dieser Rolle sammelt er umfassende Erfahrungen in der Planung, Einrichtung und Betreuung von IT-Systemen. Mit seiner Begeisterung für Technologie und seiner Lernbereitschaft legt Aaron eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Karriere in der IT-Branche.

Ganzheitlich durchdachte Workflows sind unabdingbar

Jetzt ist die E-Rechnung im System und man geht davon aus, dass es sich um eine echte E-Rechnung handelt, doch was ist, wenn die Rechnungsdatei korrupt oder nicht valide war und die Buchhaltung nun Zahlen verbucht, die gar nicht hätten verbucht werden sollen oder falsch sind? Das Stichwort hier ist die formale Rechnungsprüfung, auf zum Beispiel die Syntax, die Übereinstimmung der E-Rechnung mit der Norm EN 16931 und den neuen gesetzlichen Vorgaben aus dem Wachstumschancengesetz. Diese Punkte sollten bestmöglich geprüft werden, um eine formfalsche Rechnung nicht in das eigene FiBu oder ERP-System hereinzubuchen und sich so den späteren Korrekturaufwand zu sparen. Also am Ende eine weitere Frage des Workflows, mit der man sich zwingend beschäftigen muss. Und was passiert nach der Erkennung einer formal falschen Rechnung? Bekommt ein Sachbearbeiter eine Nachricht, erhält der Rechnungsversender eine Nachricht oder passiert vielleicht bisher noch gar nichts?

Herausforderungen Stück für Stück meistern, um Unsicherheiten zu überwinden

All das sind noch offene Fragen, die uns und unsere Kunden sowie vielleicht auch Sie in der letzten Zeit beschäftigt haben und uns auch noch weiter beschäftigen werden. Denn hier gibt es bisher keine klare Antwort wie aus dem Lehrbuch.
Unsere Devise hier ist: Bereiten Sie sich trotz der möglichen Fragen und Ungewissheiten definitiv weiter auf das Thema vor. Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Kunden und Lieferanten und intern mit Ihren Sachbearbeitenden. Erklären Sie Anforderungen und Herausforderungen gut und anschaulich. Holen Sie sich Unterstützung, wenn dies nicht Ihre Kernkompetenz ist. Und: Sehen Sie die E-Rechnung als Chance für die Digitalisierung! Gerne halten wir Sie hier im Blog und auf unseren anderen Kanälen weiter auf dem Laufenden, was mögliche Lösungen oder Entwicklungen angeht. In diesem Sinne verlieren Sie das Thema nicht aus den Augen, und wir bleiben alle gespannt, was es im neuen Jahr für Neuigkeiten und Anforderungen gibt.